Afdelingssecretaresse

De Rooi Pannen zoekt voor haar afdeling Mbo Toerisme & Evenementen per 1 februari 2022 een afdelingssecretaresse, 1,0 fte.

De Rooi Pannen is een verticale scholengemeenschap voor vmbo en mbo in de sectoren handel, horeca, toerisme & recreatie en vormgeving. De scholengemeenschap is gevestigd in Breda, Tilburg en Eindhoven en bestaat uit autonome onderwijsafdelingen en een afdeling overhead. De organisatie wordt geleid door een driehoofdig College van Bestuur. Iedere onderwijsafdeling heeft een directeur die tevens lid is van het centraal directieberaad. Dit centraal directieberaad, waarin ook de leden van het College van Bestuur zitting hebben, is binnen de scholengemeenschap het centrale beleidsbepalende orgaan. Door middel van een directiestatuut en managementstatuten zijn de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden zo laag mogelijk in de organisatie belegd.

De werkzaamheden van de afdelingssecretaresse worden binnen de afdeling in Tilburg verricht. Een onderwijsafdeling bestaat uit een directeur, adjunct-directeuren, docenten, instructeurs, onderwijsassistenten en onderwijsondersteunende functies. De afdelingssecretaresse die we zoeken gaat werkzaamheden verrichten bij de deelgebieden examenbureau en financiële administratie en is daarbij verantwoording verschuldigd aan de directeur.

De werkzaamheden voor het ondersteunen van het examenbureau zijn de volgende:

  • de voorbereiding van de examens en toetsen;
  • het klaarleggen c.q. verspreiden van schriftelijke examens;
  • het verwerken van cijfers in het studentenvolgsysteem;
  • het opmaken van diploma’s;
  • het beheren van de examen– en toetsdossiers, rapporten en (student)gegevens;
  • het aanleveren van gegevens met betrekking tot het taakgebied.

De werkzaamheden voor het ondersteunen van het MT zijn de volgende:

  • het verzorgen van de correspondentie, de daarbij behorende archivering en voortgangsbewaking;
  • het bewaken van de telefoon, het beheren van agenda's en het vastleggen van werkafspraken;
  • het uitwerken van notities, rapporten e.d.;
  • het beheren van het afdelingsarchief, rapporten, vertrouwelijke (personeels)gegevens, vergaderdossiers en dergelijke;
  • het administratief-organisatorisch voorbereiden van vergaderingen;
  • het bewaken van de voortgang van de, op basis van genomen besluiten, te ondernemen activiteiten;
  • het op verzoek van het MT aanleveren van gegevens met betrekking tot het taakgebied.

Wij verwachten van de afdelingssecretaresse:

  • ten minste een afgeronde opleiding op mbo niveau 4 op secretarieel of administratief gebied (of een afgeronde hbo-opleiding);
  • een proactieve houding en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel;
  • uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden;
  • een goede beheersing van Word, Excel, Magister, Teams, Outlook en Exact;
  • affiniteit met de taakgebieden;
  • accuratesse, stressbestendigheid, flexibiliteit en zelfstandigheid.

 De functie kent een carrièrepatroon schaal 5 cao mbo (min. € 1.935,00 en max. € 2.729,00 bruto/maand fulltime). Ten aanzien van de overige arbeidsvoorwaarden geldt de cao mbo.

Voor informatie over deze vacature kun je telefonisch of via de mail contact opnemen met Joris Karman, directeur Mbo Toerisme & Evenementen: tel. 013 – 500 2550 of j.karman@derooipannen.nl.

Wanneer je wilt solliciteren kun je jouw brief, voorzien van een cv, uiterlijk 16 januari 2022 zenden aan de heer C.F.M. van Strien, voorzitter College van Bestuur, Postbus 1458, 5004 BL Tilburg of per e-mail pz@derooipannen.nl.

Vanwege de kerstvakantie kan een reactie wat langer op zich laten wachten.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Uiterste inschrijfdatum: 16-1-2022
1,0
Mbo Toerisme & Evenementen Tilburg